Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23

Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"

Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.
2. Установить, что Нормы времени, утвержденные настоящим постановлением, рекомендуются для определения численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.
3. Центральному бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации обеспечить издание необходимого количества Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Министр труда

и социального развития

Российской Федерации

А.ПОЧИНОК

Утверждены

постановлением Минтруда России

от 26 марта 2002 г. N 23

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее - нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

1.2. Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти; технологическое описание управленческих процедур; материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; данные оперативного учета и регистрации документов.

1.3. Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. Рег. N 2508.

1.4. Нормативная часть представлена нормами времени и содержит следующие разделы: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; составление и ведение номенклатуры дел; документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти; оформление документов; обработка, регистрация и учет документов; справочно-аналитическая работа; регистрация, учет, хранение и поиск документов; работы, выполняемые в процессе автоматизации технологии хранения документов; набор на персональном компьютере; обслуживание персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ).

1.5. В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.

В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно приложению N 1.

1.6.1. Под единицей измерения "дело" подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 x 297 мм (формат A4).

1.6.2. Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.6.3. За единицу измерения объема работы - машинописный лист - принимается текстовый машинописный оригинал формата A4 (210 x 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38 - 41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60 - 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях 2 Кбайт).

1.6.4. За единицу измерения объема работы - коробку - принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке - 3 дела.

1.6.5. По отдельным видам работ в нормах времени в качестве единицы измерения принята не 1, а 10 или 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по установленным объемам работ.

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хронометражных замеров отдельных операций по вводу-выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8. Объектом нормирования в автоматизированном режиме являются автоматизированные процессы информационной технологии; нормы времени рассчитаны с учетом применения персональных компьютеров типа IBM PC XT/AT и совместимых с ними ЭВМ, а также на основе опыта использования автоматизированных баз данных (АБД). Объем базы данных ограничивается емкостью накопителя на жестком магнитном диске. Время реакции системы составляет 40 - 60 секунд.

1.9. Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением.

1.10. Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.11. В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5% от оперативного времени.

1.12. С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ. Пример ее расчета приведен в приложении N 2.

2. Организация труда

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. N 37.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Работники, занятые обслуживанием ПЭВМ и оргтехники (ОТ), обеспечиваются необходимыми инструментами, приборами, справочными материалами, нормативно-методическими документами в соответствии с Гигиеническими требованиями к видеодисплейным терминалам ПЭВМ и организации работы, утвержденными приказом Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14.

Условия труда указанных категорий работников должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, государственных и отраслевых стандартов, санитарных правил и норм.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А - работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;

группа Б - работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В - творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ - через 1,5 - 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, обеспечиваются необходимыми справочными материалами.

Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно-технические условия предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

3. Нормативная часть

1. Работы по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

1.1. Подготовка положений о структурных подразделениях

Содержание работы: изучение нормативных и правовых актов, структуры и штатов федерального государственного органа, функций и задач структурных подразделений, подготовка положения, печатание, согласование, утверждение и размножение.

Нормы времени на подготовку положения о структурном

подразделении федерального органа исполнительной власти

Таблица 1

1.2. Подготовка должностных инструкций работников, занятых документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: изучение нормативно-методической и правовой литературы и штатов федерального органа, функций и задач подразделений, занятых документационным обеспечением управления, подготовка инструкции, корректировка, печатание, утверждение, размножение.

Нормы времени на подготовку должностных инструкций

Таблица 2

1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Содержание работы: изучение нормативных правовых актов методических документов, подготовка инструкции, согласование, корректировка, печатание, размножение.

Нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Таблица 3

1.4. Разработка регламента работы коллегии

Содержание работы: изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования; подготовка проекта регламента, согласование со структурными подразделениями; печатание, утверждение, размножение, рассылка.

Нормы времени на разработку регламента работы коллегии

Таблица 4

1.5. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов

1.5.1. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Содержание работы: сбор табелей унифицированных форм документов структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, анализ выявленного комплекса управленческих документов; определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных форм документов, исключение дублируемых документов и неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля унифицированных форм.

Нормы времени на разработку табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Исполнитель - специалист 1, 2 категории

Таблица 5

--------------------------------

<*> Позиция объемом 200 знаков (символов).

1.5.2. Разработка единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа

Содержание работы: сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.

Нормы времени на разработку единого табеля унифицированных

форм управленческих документов, применяемых в деятельности

федерального органа исполнительной власти

Исполнитель - начальник отдела, главный специалист

Таблица 6

--------------------------------

<*> Одна позиция объемом 200 знаков (символов).

2. Составление и ведение номенклатуры дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (НД)

2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения - изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль за правильностью формирования дел.

Нормы времени на разработку номенклатуры

дел структурного подразделения

Исполнитель - начальник отдела, главный специалист

Единица измерения - позиция, равная 100 знакам (символам)

Таблица 7

2.2. Разработка унифицированных форм организационно-распорядительной документации и составление альбома

Содержание работы: сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно-распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение, издание.

Нормы времени на разработку альбома

унифицированных форм документов (приказов, указаний,

постановлений, решений и других)

Таблица 8

2.3. Разработка классификатора структурных подразделений

Содержание работы: ознакомление с нормативно-правовыми актами, методической литературой, структурой, штатным расписанием, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение.

Нормы времени на разработку классификатора

структурных подразделений

Единица измерения - позиция объемом 75 знаков

Таблица 9

--------------------------------

<*> Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций.

2.4. Разработка классификатора корреспондентов

Содержание работы: ознакомление с корреспондентской картотекой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора.

Нормы времени на разработку классификатора корреспондентов

Исполнители - начальник канцелярии, главный специалист

Таблица 10

--------------------------------

<*> Позиция объемом 100 знаков (символов).

2.5. Разработка типовых текстов управленческих документов

Содержание работы: изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, нормативно-методическими актами, печатание типовых текстов, согласование и утверждение.

Нормы времени на разработку типовых текстов

управленческих документов

Исполнитель - главный специалист

Единица измерения - документ

Таблица 11

2.6. Разработка оперограммы прохождения документов

Содержание работы: обследование маршрутов прохождения документов, рационализациях их, фиксация новых маршрутных оптимальных связей в оперограмме.

Нормы времени на разработку оперограммы

прохождения документов

Исполнитель - главный специалист, специалист I категории

Таблица 12

3. Документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти

3.1. Составление квартального плана работы коллегии

Содержание работы: получение предложений к плану работы от структурных подразделений, их согласование, составление плана работы коллегии, размножение, тиражирование проекта плана, рассылка проекта плана работы по списку, представление проекта плана работы на заседание для обсуждения и вынесения решения по его утверждению, передача распечатки плана работы на подпись руководителю, распечатка плана работы на квартал, организация тиражирования и рассылки квартального плана работы.

Нормы времени на подготовку квартального плана

работы коллегии

Единица измерения - вопрос объемом 200 знаков (символов)

Таблица 13

3.2. Подготовка и проведение заседания Коллегии

Содержание работы: формирование повестки заседания, подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения, формирование списка участников, подготовка проекта протокола заседания, отметка в списке приглашенных присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с выступавшими.

Нормы времени на работы по подготовке

и проведению заседания Коллегии федерального органа

исполнительной власти

Исполнитель - руководители структурных подразделений,

главные специалисты, специалист I категории

Таблица 14

3.3. Учет документов коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: учет, подсчет количества документов по учетным данным, обобщение учетных данных по видам документов, оформление итоговых данных.

Нормы времени на учет документов коллегии

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 15

3.4. Регистрация документов Коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: получение и регистрация документов в регистрационных формах.

Нормы времени на регистрацию документов коллегии

Исполнители - специалист I категории

Таблица 16

3.5. Постановка документов коллегии федерального органа исполнительной власти на контроль

Содержание работы: направление копии документа в структурное подразделение, получение копии контролируемого документа, ознакомление с ним, заведение РКК на данный документ.

Нормы времени на постановку документов на контроль

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 17

--------------------------------

<*> РКК - регистрационно-контрольная карточка, РКФ - регистрационно-контрольная форма в ПЭВМ.

3.6. Ведение контрольной картотеки

Содержание работы: систематизация по срокам исполнения документов по исполнителям, группам документов (приказы министра и решения коллегиального органа).

Нормы времени на ведение контрольной картотеки

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 18

3.7. Контроль за исполнением документов коллегии

Содержание работы: получение копии контролируемого документа, ознакомление с ней; контроль выполнения поручений, исполнения документов; составление РКК, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК; информирование руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения решения коллегии; снятие документов с контроля в случае необходимости переноса срока исполнения или изменения состава исполнителей, составление сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов; отметка в РКК о ходе исполнения.

Нормы времени на контроль исполнения документов

по протоколам заседаний коллегии федерального органа

исполнительной власти

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 19

3.8. Контроль за своевременным представлением документов к заседанию коллегии

Содержание работы: определение ответственного лица за своевременное представление документов к заседанию коллегии; напоминание о сроках представления документов; получение сведений о представлении документов; информирование руководства о состоянии исполнения; составление сводки о документах, не представленных в срок; обобщение результатов, анализ состояния представления документов к заседанию коллеги.

Нормы времени на контроль за своевременным представлением

документов к заседанию коллегии

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 20

3.9. Выполнение работ по техническому обеспечению деятельности Коллегии

Нормы времени на выполнение работ по техническому

обеспечению деятельности коллегии

Таблица 21

3.10. Подготовка документов к заседанию коллегии

Содержание работы: подготовка документов, согласование, оформление, утверждение, регистрация, размножение, рассылка.

Нормы времени на подготовку документов к заседанию коллегии

Единица измерения - комплект документов объемом 10 мл

Таблица 22

4. Оформление документов

4.1. Согласование документов

Содержание работы: передача документов на ознакомление, согласование и визирование.

Нормы времени на согласование документов

Единица измерения - документ объемом 5 мл

Таблица 23

4.2. Утверждение (подписание) документов

Содержание работы: передача документов организационно-контрольным отделом на утверждение (подписание) руководителю, получение и просмотр документа руководителем, обсуждение неясных вопросов, корректировка документа, подпись.

Нормы времени на утверждение (подписание) документов

Исполнитель - руководитель федерального органа

исполнительной власти или его заместители, а также

руководители структурных подразделений

Таблица 24

4.3. Печатание документа

Содержание работы: получение оригинала для печатания; набор и прокладка листов копировальной бумагой; закладка бумаги в пишущую машину (принтер), печатание, извлечение напечатанного материала из пишущей машинки (принтера), удаление копировальной бумаги, сдача работы.

Нормы времени на печатание документа

Исполнитель - оператор ПЭВМ

Таблица 25

--------------------------------

<*> Нормы даны на печатание текста через 1,5 интервала.

<**> В случае использования принтера применяется поправочный коэффициент К = 0,84.

4.4. Размножение документа

Содержание работы: получение документов на размножение, заполнение бланка заказа (журнальной строки), регистрация заказа, размножение документов, выдача заказа (размноженного материала).

Нормы времени на размножение документа

Исполнитель - мастер участка копировальной техники

Таблица 26

5. Обработка, регистрация, учет количества документов

5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения.

Нормы времени на обработку входящих документов

Исполнители - работники канцелярии, экспедиции

Таблица 27

5.2. Обработка и регистрация документов, получаемых по факсу

Содержание работы: получение текста, факсограммы, деление на листы формата A4, составление РК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение.

Нормы времени на обработку факсограммы, получаемой по факсу

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 28

5.3. Обработка телеграмм

Содержание работы: получение телеграммы, передача телеграмм руководству на резолюцию, запись текста резолюции в РК, передача телеграммы и РК исполнителю.

Нормы времени на обработку телеграмм

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 29

5.4. Обработка поступающих телефонограмм

Содержание работы: прием телефонограммы, регистрация, запись текста, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, передача адресату, контроль за соблюдением срока исполнения.

Нормы времени на обработку поступающих телефонограмм

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 30

5.5. Обработка отправляемых документов

Содержание работы: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в РКФ, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Нормы времени на обработку отправляемых документов

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 31

5.6. Обработка документов, отправляемых по факсу

Содержание работы: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе; регистрация документов; включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата.

Нормы времени на обработку документов, отправляемых по факсу

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 32

5.7. Обработка отправляемых телефонограмм

Содержание работы: передача текста, регистрация в журнале.

Нормы времени на обработку отправляемых телефонограмм

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 33

5.8. Оформление командировочных удостоверений

Содержание работы: оформление командировочных удостоверений по установленной форме, с отметкой о прибытии (убытии) работника.

Нормы времени на оформление командировочных удостоверений

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 34

5.9. Учет отправляемых и получаемых документов

Содержание работы: заполнение учетных форм документов и передача учетных сведений о получаемых документах адресатам.

Нормы времени на работы по учету документов

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 35

5.10. Справочно-информационное обслуживание

Содержание работы: расстановка РК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, отбор РК по документам и срокам исполнения, перестановка РК на исполненные документы в раздел картотеки.

Нормы времени на ведение справочной картотеки

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 36

5.11. Поиск текущей информации

Содержание работы: принятие запроса, поиск текущей и ретроспективной информации.

Нормы времени на поиск текущей информации

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 37

5.12. Выдача справок

Содержание работы: выдача справок на запросы, регистрация.

Норма времени на выдачу справок

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 38

6. Справочно-аналитическая работа

6.1. Подготовка справок разового характера

Содержание работы: подготовка разовой справки соответствующей формы для рассмотрения на заседании экспертной комиссии (ЭК) и о поручениях с перенесенными сроками, об исполнении поручения, приказа, постановления, распоряжения.

Нормы времени на подготовку справок

Исполнители - главный специалист,

специалист I категории

Таблица 39

6.2. Подготовка сведений об исполнении документов

Содержание работы: подготовка сведений о сроках исполнения поручений, приказов и количестве документов, находящихся на контроле.

Нормы времени на подготовку справки о сроках

исполнения документов

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 40

6.3. Подготовка сводок, докладов, обзоров

Содержание работы: сбор и обобщение результатов проверки исполнительской дисциплины за соответствующий период времени; анализ исполнительской дисциплины; составление сводок, докладов, обзоров о результатах проверки исполнительской дисциплины.

Нормы времени на подготовку сводок, аналитических обзоров

Исполнители - Управляющий делами,

Начальник канцелярии, Секретарь, Инспектор по контролю

Таблица 41

6.4. Контроль исполнения документов

Содержание работы: проставление пометки "К" на документе и РКК, включение первого экземпляра в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, снятие документа с контроля; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; составление сводки документов, не исполненных в срок; подготовка справки об исполнении документов в структурных подразделениях.

Нормы времени на контроль исполнения документов

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 42

6.5. Работа с обращениями граждан (далее - обращения)

Содержание работы: вскрытие конвертов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале учета поступления писем граждан, составление информационного листка, впечатывание его содержания в РК, передача в структурное подразделение или руководству федерального органа исполнительной власти, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеку, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям, составление сводных ведомостей и справки об исполнении.

Нормы времени на работу с обращениями граждан

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 43

7. Регистрация, учет, хранение и поиск документов

7.1. Секретарско-референтские работы

Содержание работы: прием посетителей, подготовка совещаний, обеспечение справочно-информационного обслуживания руководства, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль выполнения распоряжений руководителя, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ.

Нормы времени на секретарско-референтские работы

Исполнители - специалист I категории

Таблица 44

7.2. Автоматизированный ввод и поиск информации

Содержание работы: ввод информации о документе (индексирование) и ввод содержания документа; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд программного обеспечения; ввод цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением.

Нормы времени на автоматизированный ввод и поиск информации

Исполнитель - специалист I категории

Таблица 45

7.3. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов

Содержание работы: просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа, ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка РКФ, помещение РКФ в контрольно-справочную картотеку, передача на исполнение документа и РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ; оформление исполненного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых документов по отдельным заданным реквизитам или их комбинациям; ведение справочно-информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю документов.

Норма времени на автоматизированный контроль исполнения

поступающих документов

Таблица 46

7.4. Автоматизированный учет количества отправляемых документов

Содержание работы: формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества отправляемых экземпляров документов.

Норма времени на автоматизированный учет количества

отправляемых документов

Таблица 47

7.5. Автоматизированный учет количества поступающих документов

Содержание работы: формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения необходимой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ.

Норма времени на автоматизированный учет количества

поступающих документов

Таблица 48

7.6. Автоматизированный учет объема документооборота структурных подразделений

Содержание работы: формирование запроса по заданным реквизитам, сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ и отправленных экземпляров документов.

Норма времени на автоматизированный учет объема

документооборота структурного подразделения

Таблица 49

7.7. Автоматизированная регистрация поступающих документов

Содержание работы: вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенных документу организацией-автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу.

Норма времени на автоматизированную регистрацию

поступающих документов

Таблица 50

7.8. Автоматизированная регистрация отправляемых документов

Содержание работы: вызов на дисплей формата РКФ, выбор кодов (наименований) адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых в каждый адрес, суммирование информации о количестве экземпляров, отправляемых во все адреса.

Норма времени на автоматизированную регистрацию

отправляемых внутренних документов

Таблица 51

8. Работы, выполняемые в процессе автоматизации архивной технологии хранения документов федеральных органов исполнительной власти

8.1. Составление статистических отчетов об организации хранения документов федеральных органов исполнительной власти в федеральном архиве (без анализа данных)

Содержание работы: заполнение формы 3-АГ на основании учетных документов.

Норма времени на составление статистических отчетов

об организации хранения документов федеральных органов

исполнительной власти в федеральном архиве

Исполнитель - архивариус, специалист I категории

Таблица 52

Примечание.

Статистические отчеты составляются в автоматизированном режиме на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением, вывод одной стандартной формы осуществляется в течение 3 минут. Общее время составления статистического отчета зависит от количества форм.

8.2. Составление "Перечня документов федеральных органов исполнительной власти с указанием сроков хранения"

Содержание работы: поиск сведений в соответствии с запросом по учетным материалам, составление перечня документов.

Норма времени на составление перечня документов с указанием

сроков хранения

Исполнитель - архивариус, специалист I категории

Таблица 53

8.3. Составление отчета о комплектовании архива учетных документов федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: поиск сведений по учетным документам для составления отчета.

Норма времени на составление отчета о комплектовании архива

Исполнитель - архивариус, специалист I категории

Таблица 54

8.4. Выполнение запросов федерального органа исполнительной власти по ретроспективному поиску документов

8.4.1. Выполнение запросов по поиску документов личного происхождения

Содержание работы: просмотр запроса, определение фондов для просмотра, изучение научно-справочного аппарата.

Норма времени на выполнение запроса по поиску документов

личного происхождения

Исполнитель - архивариус

Таблица 55

8.4.2. Составление справок на фонды федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: поиск сведений по каталогам и картотекам и составление справок.

Норма времени на составление справок по фондам федеральных

органов исполнительной власти

Исполнитель - архивариус

Таблица 56

8.4.3. Выполнение тематических запросов

Содержание работы: изучение научно-справочного аппарата, выявление сведений по теме запроса.

Норма времени на выполнение запроса

Исполнитель - архивариус, специалист I категории

Таблица 57

9. Набор и правка текста на персональном компьютере

Содержание работы: включение компьютера, введение программы, вставка оригинала в оригиналодержатель, чтение и набор текста; получение распечатки на матричном принтере - ввод данных, загрузка принтера бумагой, распечатка, правка первой корректуры; запись на дискету, очистка памяти компьютера, сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Нормы времени на набор текста <*>

--------------------------------

<*> Нормы времени на набор текста для I и II группы сложности установлены при использовании программы "Word".

Единица объема работы - 1000 знако-команд

Таблица 58

Поправочные коэффициенты к нормам времени

Таблица 59

Нормы времени на дополнительные работы

Таблица 60

9.1. Верстка текста на персональном компьютере

Нормы времени установлены в зависимости от технологической сложности верстки.

I группа сложности - верстка простого текста, не содержащего рисунков.

II группа сложности - текст, шрифтовые и нешрифтовые выделения, таблицы.

Содержание работы: получение работы и ознакомление с ней, включение компьютера, установка дискеты в дисковод, ввод программы, верстка - установка и проверка пагинации (разбивка текста на страницы), просмотр сверстанной полосы; распечатка на лазерном принтере - ввод данных, загрузка принтера бумагой, правка текста после контрольной читки, получение распечатки на лазерном принтере; сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Нормы времени на верстку текста на персональном компьютере

Исполнитель - оператор ПЭВМ

Таблица 61

Нормы времени на распечатку текста на лазерном принтере

Таблица 62

9.2. Получение копий на аппарате "Ксерокс"

Содержание работы: получение документов, ознакомление с ними, замена пеналов (тувов), картриджей, регулирование работы аппарата "Ксерокс", размножение с просмотром качества, выем листов, запись номера заказа, сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Нормы времени на получение ксерокопий

Исполнитель - мастер участка копировальной техники

Таблица 63

10. Обслуживание ПЭВМ

10.1. Профилактические работы

Содержание работы: ежедневная проверка работоспособности устройств на тестах, очистка магнитных головок, еженедельная проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти ПЭВМ, полное тестирование всех устройств ПЭВМ, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства, проверка дисковой памяти на наличие вирусов, смазка, очистка от пыли и грязи видеомониторов.

Нормы времени на обслуживание ПЭВМ

Исполнитель - механик-наладчик, мастер участка

копировальной техники

Таблица 64

Приложение N 1

к Нормам времени на работы

по документационному обеспечению

управленческих структур в федеральных

государственных органах, утвержденным

постановлением Минтруда России

от ___________________________

ПЕРЕЧЕНЬ ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ, УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ, УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В НАСТОЯЩИХ НОРМАХ ВРЕМЕНИ

Приложение N 2

к Нормам времени на работы

по документационному обеспечению

управленческих структур федеральных

органов исполнительной власти

РАСЧЕТ НОРМАТИВНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ, ЗАНЯТЫХ ДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федерального органа исполнительной власти (Чн), осуществляется по формуле:

где Ф_п - полезный фонд рабочего времени одного работника на планируемый год;

Т_об - общие затраты времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федерального органа исполнительной власти, рассчитываются по формуле:

где Т_р - нормы времени на определенный вид работ;

n - количество видов выполняемых работ;

Т_н - затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер.

Нормативные затраты времени на определенный вид работ рассчитываются по формуле:

где Н_врi - норма времени на выполнение i-й операции на единицу измерения в определенном виде нормируемых работ;

V_i - объем операций i-го вида, выполняемый за год (определяется по данным учета и отчетности).

Диапазон изменений от 1 до i - это количество нормируемых операций в определенном виде работ.

К_н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам.

Пример расчета

Расчет нормативной численности работников службы

документации, обеспечивающих комплекс задач "Учет

и регистрация документов"

Т_об - общие затраты времени, рассчитанные по приведенным в сборнике нормативам времени - 3376,87 ч;

Ф_п - норма рабочего времени одного работника за год - условно принимается равной 2000 ч;

К_н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам (в примере принят равным 1,1).